Klient indywidualny
Jak obliczyć ekwiwalent za pracę zdalną? Sprawdź, jakie koszty można zwrócić pracownikowi i jak to zrobić zgodnie z prawem.
Praca zdalna zyskała na popularności, a wraz z nią pojawiły się pytania o koszty, które ponoszą pracownicy w związku z wykonywaniem swoich obowiązków w domu. Kto powinien zapłacić za prąd, Internet czy używanie prywatnego sprzętu? Polskie przepisy jasno określają, że pracodawca ma obowiązek pokryć te wydatki, ale jak dokładnie obliczyć ich wysokość? Opisujemy, komu przysługuje ekwiwalent, jakie koszty mogą być zwrócone oraz jak je wyliczyć.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały usystematyzowane w Kodeksie Pracy w 2023 roku, wprowadzając jasne zasady dla pracowników i pracodawców. Mówią one o tym, że prawo do ekwiwalentu za pracę zdalną mają wszyscy pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki z miejsca innego niż biuro, jeśli takie warunki zostały ustalone z pracodawcą.
Niezależnie od tego, czy pracujesz w pełni zdalnie, czy tylko częściowo w modelu hybrydowym, należy ci się zwrot kosztów. Pracodawca ma obowiązek pokryć wydatki niezbędne do wykonywania pracy – od energii elektrycznej, przez korzystanie z Internetu, aż po amortyzację prywatnego sprzętu używanego do celów służbowych.
Ważne jest jednak, aby wspólnie z pracodawcą określić zasady oraz formę zwrotu kosztów. Najczęściej regulacje te znajdują się w umowie o pracę lub w wewnętrznych regulaminach firmy. Pamiętaj, że prawo do ekwiwalentu dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę – w przypadku umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, obowiązują inne zasady, a zwrot kosztów zależy od indywidualnych ustaleń.
Pracodawcy mają dwie opcje rozliczania kosztów pracy zdalnej – mogą wypłacać ekwiwalent za faktycznie poniesione wydatki lub ustalić stały ryczałt. Obie formy mają swoje zalety i wady:
● Ekwiwalent – to zwrot kosztów, który jest ściśle powiązany z rzeczywistymi wydatkami ponoszonymi przez pracownika. Oznacza to, że aby otrzymać ekwiwalent, konieczne jest udokumentowanie poniesionych kosztów – np. paragonów za zakup materiałów biurowych. Jest to rozwiązanie bardziej precyzyjne, ale też wymagające większej biurokracji.
● Ryczałt – to stała kwota wypłacana regularnie pracownikowi, bez konieczności przedstawiania szczegółowych rozliczeń. Jego wysokość ustala się na podstawie szacunkowych kosztów ponoszonych w związku z pracą zdalną. Jest to opcja prostsza i bardziej przewidywalna, co sprawia, że cieszy się popularnością w wielu firmach. Jednak aby ryczałt był zgodny z przepisami, powinien być ustalony w sposób racjonalny i odzwierciedlać rzeczywiste wydatki.
Wybór między ekwiwalentem a ryczałtem zależy od wielu czynników, takich jak polityka firmy, rodzaj pracy wykonywanej zdalnie czy potrzeba precyzyjnego rozliczania wydatków.
Praca zdalna wiąże się z dodatkowymi wydatkami, które często przechodzą na barki pracownika. Kodeks Pracy jasno określa, że koszty te powinny zostać zwrócone przez pracodawcę. Jednak co konkretnie można rozliczyć w ramach ekwiwalentu?
Jednym z największych kosztów pracy zdalnej jest zużycie energii elektrycznej. Praca przy komputerze, działające monitory, ładowanie telefonu czy oświetlenie – to wszystko generuje dodatkowe rachunki za prąd. Zwrot kosztów za prąd można obliczyć, uwzględniając:
● przeciętną ilość godzin pracy dziennie,
● moc urządzeń używanych podczas pracy,
● aktualne stawki za kilowatogodzinę (kWh).
Nie każdy pracodawca zapewnia swoim pracownikom sprzęt do pracy zdalnej, dlatego wiele osób korzysta z własnych komputerów, drukarek czy innych urządzeń. W takich sytuacjach koniecznością jest ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu.
Pracodawca powinien uwzględnić nie tylko amortyzację sprzętu, ale także jego ewentualne serwisowanie czy zakup dodatkowych akcesoriów, takich jak myszka lub klawiatura. Aby ułatwić rozliczenia, warto spisać listę sprzętu używanego do pracy oraz ustalić, jak długo i w jakim zakresie był wykorzystywany.
Praca zdalna bez dostępu do Internetu i telefonu? Niemożliwe! Dlatego zwrot kosztów za te usługi jest jednym z najczęściej wypłacanych ekwiwalentów. W przypadku Internetu rozliczenie może być oparte na rachunkach za abonament lub szacunkowym zużyciu danych w godzinach pracy. Warto tu pamiętać, że jeśli Internet jest współdzielony z innymi domownikami, należy ustalić, jaka część kosztów faktycznie przypada na pracownika. Podobne zasady dotyczą telefonu – zwrot obejmuje koszty połączeń służbowych oraz abonamentu, jeśli telefon jest wykorzystywany w pracy.
Obliczenie ekwiwalentu za pracę zdalną może wydawać się skomplikowane, ale w rzeczywistości sprowadza się do kilku prostych kroków. Najważniejsze jest ustalenie, jakie koszty faktycznie ponosi pracownik i w jakim stopniu wynikają one z wykonywania obowiązków służbowych w domu. Jak więc zrobić to poprawnie i zgodnie z przepisami?
Na początek warto sporządzić listę wydatków, które bezpośrednio wynikają z pracy zdalnej. Dobrze jest zebrać rachunki, faktury oraz inne dokumenty, które będą dowodem poniesionych kosztów.
Jeśli pracujesz 8 godzin dziennie przy komputerze, możesz obliczyć, ile energii zużywa twój sprzęt w tym czasie. Wystarczy znać moc urządzenia (podaną w watach) i pomnożyć ją przez liczbę godzin pracy. Następnie przelicz to na kWh, a potem pomnóż przez stawkę za 1 kWh podaną na rachunku za prąd. Przykład:
Załóżmy, że twój komputer ma moc 100 W (0,1 kW), a monitor 50 W (0,05 kW). W sumie oba urządzenia zużywają 0,15 kW na godzinę. Pracujesz 8 godzin dziennie, więc:
● 0,15 kW × 8 godzin = 1,2 kWh dziennie
Jeśli pracujesz 20 dni w miesiącu, miesięczne zużycie wynosi:
● 1,2 kWh × 20 dni = 24 kWh miesięcznie
Teraz wystarczy pomnożyć to przez stawkę za 1 kWh, np. 0,85 zł (przyjęta cena dla uproszczenia):
● 24 kWh × 0,85 zł = 20,40 zł miesięcznie
Tyle wynosi koszt zużycia prądu przez twój sprzęt, który można uwzględnić w ekwiwalencie za pracę zdalną.
Jeśli Internet i telefon są używane zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych, konieczne jest określenie proporcji, jaka przypada na pracę. Na przykład, jeśli pracujesz zdalnie przez 20 dni w miesiącu po 8 godzin, a doba ma 24 godziny, to około 27% kosztów internetu może być związane z pracą (20 dni × 8 godzin / 720 godzin w miesiącu). Podobne podejście można zastosować do abonamentu telefonicznego.
Sprzęt używany do pracy z czasem traci na wartości, co również powinno być brane pod uwagę przy obliczaniu ekwiwalentu. Na przykład koszt komputera można podzielić na okres jego użytkowania – przyjmuje się często 3-5 lat – i uwzględnić miesięczny koszt amortyzacji w rozliczeniu.
Jeśli szczegółowe wyliczenia wydają się zbyt skomplikowane, warto rozważyć ustalenie ryczałtu, który uwzględni średnie koszty ponoszone przez pracownika. Najważniejsze, by wszystkie wydatki były udokumentowane. Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni mieć jasność co do tego, jakie koszty zostały uwzględnione oraz w jaki sposób je wyliczono. Dobrze spisany regulamin pracy zdalnej może znacznie ułatwić ten proces.
.svg)
.svg)
