Coraz częściej przedsiębiorcy zastanawiają się nad alternatywnymi formami doceniania zespołu. Wielu z nich decyduje się na karty podarunkowe dla pracowników. Czy to tylko ładny gest, czy faktycznie sensowny benefit, który można rozliczyć bez ryzyka dla firmy i pracownika? Wyjaśniamy, kiedy opłaca się takie rozwiązanie, jak prawidłowo rozliczać karty podarunkowe oraz co zamiast nich może lepiej działać w polskich realiach.

Czym są karty podarunkowe dla pracowników?

Karta podarunkowa to nic innego jak bon na zakupy. Zamiast tradycyjnej premii w gotówce pracownik dostaje kartę (fizyczną lub elektroniczną), którą może zapłacić w określonych sklepach albo punktach usługowych. W praktyce działa to podobnie jak karta płatnicza: ma określoną kwotę i limit ważności.

Dlaczego firmy tak chętnie sięgają po to rozwiązanie? Bo karty podarunkowe są proste w obsłudze, łatwo je zamówić w większej ilości, a dodatkowo dają pracodawcy większą kontrolę nad tym, na co przeznaczane są środki. W odróżnieniu od premii pieniężnej, która natychmiast może „rozejść się” na rachunki czy paliwo, karta zwykle kojarzy się z przyjemnością – zakupem czegoś ekstra, nagrodą, która faktycznie sprawia radość.

Warto podkreślić, że karty podarunkowe dla pracowników nie są wynalazkiem ostatnich lat. Ich popularność rośnie w Polsce od dawna, a pandemia i szybka digitalizacja tylko przyspieszyły ten trend. W dużych firmach są często elementem całego systemu benefitów, a w mniejszych stanowią prosty sposób na okazanie uznania bez konieczności wchodzenia w skomplikowane regulaminy świadczeń.

Jakie są rodzaje kart podarunkowych dla pracowników?

Karty podarunkowe mogą różnić się zakresem działania, dostępnością oraz możliwościami wykorzystania. Poniżej omówimy najpopularniejsze typy, z których najczęściej korzystają polscy pracodawcy.

1. Karty zamknięte

To najprostszy wariant. Działają wyłącznie w jednej sieci handlowej lub w określonej grupie sklepów. Może to być karta do popularnego marketu spożywczego, drogerii, sklepu sportowego czy księgarni. Zaletą jest łatwa kontrola nad tym, na co środki zostaną wydane. Wadą – ograniczona elastyczność. Jeśli pracownik akurat nie potrzebuje niczego z tej konkretnej sieci, karta może wylądować w szufladzie.

2. Karty otwarte

Tu mówimy o kartach, które funkcjonują jak przedpłacone karty płatnicze Visa czy Mastercard. Można ich używać w praktycznie każdym sklepie, również online. To najbardziej uniwersalna opcja. Pracownik może zapłacić rachunek w restauracji, kupić elektronikę czy zrobić zakupy spożywcze. Z punktu widzenia pracodawcy to rozwiązanie, które niemal zawsze trafia w potrzeby zespołu.

3. Karty tematyczne

Rosnącą popularnością cieszą się również karty ukierunkowane na konkretną dziedzinę życia. Możemy wyróżnić np.:

• sportowe – dostęp do siłowni, basenu, zajęć fitness,
• kulturalne – kino, teatr, koncerty,
• gastronomiczne – restauracje, kawiarnie, catering.

Tego typu karty często są elementem budowania kultury organizacyjnej, ponieważ wspierają zdrowy tryb życia, rozwój osobisty czy integrację poza pracą.

4. E-karty i vouchery online

W dobie pracy hybrydowej i zdalnej coraz częściej sięga się po elektroniczne odpowiedniki kart. Pracownik otrzymuje kod wysłany na maila i może wykorzystać go w sklepie internetowym lub aplikacji mobilnej. To rozwiązanie szybkie, ekologiczne (bez plastiku), a przy tym wygodne, zwłaszcza gdy zespół jest rozproszony po całym kraju.

‍

Czy pracodawca może dać kartę podarunkową pracownikowi? Z jakiej okazji?

Polskie prawo nie zabrania wręczania pracownikom kart podarunkowych. Wręcz przeciwnie, to dość popularna praktyka. Ważne jest jednak, z jakiego źródła finansowania pochodzi karta i w jakiej sytuacji jest przekazywana. Najczęściej spotykane okazje to:

• Święta i ważne uroczystości – Boże Narodzenie, Wielkanoc, Mikołajki czy jubileusz firmy. To momenty, w których karta podarunkowa bywa „nowoczesnym zamiennikiem” paczek świątecznych.
• Nagrody i premie uznaniowe – pracownik, który wyróżnił się zaangażowaniem, może otrzymać kartę jako dodatkową formę docenienia.
• Okoliczności indywidualne – urodziny, ślub, narodziny dziecka czy inne ważne wydarzenie w życiu pracownika.
• Świadczenia z ZFŚS – tu sprawa jest bardziej formalna. Jeśli firma posiada Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, karta podarunkowa może być finansowana właśnie z niego, ale musi to być powiązane z sytuacją życiową czy materialną pracownika (np. dla osób wychowujących dzieci, o niższych dochodach itp.).

Dla wielu firm karty są dziś wygodnym rozwiązaniem, bo eliminują problem „nietrafionych prezentów”. Zamiast wręczać wszystkim jednakowe kosze upominkowe czy gadżety firmowe, pracodawca daje pracownikowi możliwość samodzielnego wyboru tego, co naprawdę sprawi mu radość.

Trzeba jednak pamiętać, że nawet jeśli karty podarunkowe traktujemy jako prezent, to z perspektywy prawa pracy i podatków nie są one „prywatnym gestem”, tylko świadczeniem od pracodawcy. To oznacza, że trzeba je odpowiednio rozliczyć.

Karty podarunkowe dla pracowników a podatek i ZUS

No dobrze, karty podarunkowe brzmią świetnie, ale co z podatkami i składkami? Tu zaczynają się schody, bo w polskich przepisach nie ma jednolitego traktowania takich świadczeń – wszystko zależy od źródła finansowania i okazji, z jakiej karta jest przekazana.

Karty podarunkowe z ZFŚS

Jeśli firma posiada Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), to właśnie z jego środków najczęściej finansuje prezenty świąteczne czy okolicznościowe. I tutaj pojawia się duży plus: świadczenia z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnień podatkowych i są zwykle zwolnione ze składek ZUS.

• Limit zwolnienia z podatku PIT w 2025 r. wynosi 1000 zł rocznie na pracownika.
• Do tej kwoty karty czy bony nie podlegają opodatkowaniu – dopiero nadwyżka będzie doliczana do przychodu i opodatkowana.
• Dodatkowo, jeśli spełnione jest kryterium socjalne (np. wsparcie osób o niższych dochodach), to od takich świadczeń nie trzeba naliczać składek ZUS.

Karty podarunkowe ze środków obrotowych

Gdy pracodawca finansuje karty ze zwykłego budżetu firmy, sprawa wygląda mniej korzystnie. Wtedy wartość karty traktowana jest jak przychód ze stosunku pracy, a to oznacza, że:

• trzeba od niej zapłacić podatek PIT,
• nalicza się także składki ZUS (tak jak od standardowej premii czy dodatku pieniężnego).

W efekcie karta podarunkowa staje się dla pracodawcy nieco droższym benefitem niż się wydaje na pierwszy rzut oka, bo do kosztu zakupu dochodzą jeszcze obciążenia podatkowo-składkowe.

Co to oznacza w praktyce? Dla przedsiębiorcy najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z ZFŚS – wtedy można skorzystać z ustawowych ulg i uniknąć ZUS. Jeśli jednak firma nie prowadzi funduszu, a chce docenić pracowników, zakup kart ze środków obrotowych wciąż ma sens, ale warto pamiętać o dodatkowych kosztach.

Czy pracownicy lubią dostawać karty podarunkowe?

Pracownicy doceniają benefity, które dają im swobodę wyboru. Karty podarunkowe są właśnie takim rozwiązaniem – zamiast z góry narzuconego upominku można samemu zdecydować, na co przeznaczyć otrzymane środki. Badania pokazują, że większość osób preferuje kartę zamiast paczki świątecznej czy jednorazowego gadżetu, bo traktują ją jako realne wsparcie domowego budżetu i okazję do sprawienia sobie przyjemności.

Popularność kart podarunkowych potwierdza również rosnące zainteresowanie firm, które coraz częściej wręczają je przy okazji świąt, jubileuszy czy innych uroczystości. Dla pracowników jest to benefit nowoczesny i praktyczny. Mogą oni wykorzystać go zarówno na codzienne zakupy, jak i na coś bardziej wyjątkowego. W efekcie karta podarunkowa często okazuje się bardziej motywująca niż drobna premia w gotówce, która szybko gubi się wśród codziennych wydatków.

‍

Inne benefity pozapłacowe wspierające budżet domowy

Choć karty podarunkowe są chętnie wybieranym rozwiązaniem, to nie jedyna forma wsparcia, jaką mogą zaoferować pracodawcy. Coraz większą popularność zyskują benefity pracownicze, które mają realny wpływ na codzienne finanse pracownika i pozwalają lepiej zarządzać domowym budżetem.

Jednym z ciekawszych rozwiązań jest tzw. pre-pensja od Patento. Dzięki niej pracownik nie musi czekać do końca miesiąca na wypłatę pensji. Zyskuje elastyczny dostęp do środków pieniężnych w dowolnym momencie. To szczególnie przydatne w sytuacjach nagłych wydatków. Warto wspomnieć też o innych benefitach wspierających codzienne finanse, takich jak: dofinansowania do posiłków, transportu, opieki nad dziećmi czy dodatkowe pakiety medyczne. W praktyce oznacza to, że firma, która inwestuje w takie rozwiązania, nie tylko poprawia atmosferę w zespole, ale też realnie odciąża domowy budżet pracownika. A to w dzisiejszych czasach jest jednym z najważniejszych elementów budowania lojalności i zaangażowania kadry.

‍